Podmínky ochrany osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ, INFORMAČNÍ MEMORANDUM K GDPR

1.               Zásady zpracování osobních údajů pro návštěvníky Fairshopu

Vaše osobní údaje zpracováváme proto, abychom Vám umožnili nákup ve Fairshopu a mohli Vám zaslat zakoupené produkty. V tomto dokumentu Vám především podrobně vysvětlíme jaké z Vašich osobních údajů zpracováváme, komu je předáváme nebo jaká máte ve vztahu k tomuto zpracování Vašich osobních údajů práva. Ve zkratce můžeme říct, že co do zpracování Vašich osobních údajů jsme minimalisté – zpracováváme jen ty údaje, které potřebujeme pro hladké fungování tohoto e-shopu a žádné nepříjemné překvapení od nás nečekejte.

 

Správcem osobních údajů je společnost Keiretsu Forum CEE SE, se sídlem na adrese Malá Štupartská 634/7, 110 00 Praha 1, Česká republika, identifikační číslo 03732614, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka H 1524 (Správce nebo my), která je provozovatelem internetového obchodu dostupném na adrese http://www.fairshop.cz/ (E-shop).

Tento dokument poskytujeme návštěvníkům E-shopu, kteří si objednají zboží přes tento e-shop nebo si zde založí uživatelský účet za účelem pozdějšího objednání zboží (Kupující nebo Vy), s ohledem na naši povinnost poskytnout Vám informace o zpracování Vašich osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR).

 

1.1           Jaké z Vašich osobních údajů zpracováváme a proč? Jaký máme právní titul k jejich zpracování?

Základní identifi­kační údaje.Jedná se zejména jméno, příjmení, IČO a DIČ (pokud jste uvedli), pokud jste si zřídili uživatelský účet tak i uživatelské jméno a heslo. Tyto údaje zpracováváme za účely vedení uživatelského účtu a vyřízení objednávky. Vaše osobní údaje jsou tak ne­zbytné pro splnění smlouvy s Vámi, včetně kroků vedou­cích k jejímu uzavření (práv­ním titu­lem je tak splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Kontaktní údaje. Zejména telefonní číslo, doručovací adresa a e-mailová adresa. Tyto údaje zpracováváme za účely vedení uživatelského účtu a vyřízení objednávky. Vaše osobní údaje jsou tak ne­zbytné pro splnění smlouvy s Vámi, včetně kroků vedou­cích k jejímu uzavření (práv­ním titu­lem je tak splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Informace z evidence objednávek. Tedy údaje o tom, jaké naše zboží jste si koupili, jak jste jej zaplatili a jak bylo dopraveno. Tyto údaje zpracováváme za účely vyřízení objednáv­ky a ve­dení evidence objedná­vek. Vaše osobní údaje je tak ne­zbyt­né zpracovávat pro spl­nění smlouvy s Vámi, včetně kroků vedoucích k jejímu uza­vření (právním titu­lem je tak splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a za účelem našeho oprávně­ného zá­jmu (podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), který spo­čívá v naší potřebě zajistit poskyto­vaní na­šich služeb a zlep­šová­ní je­jich kvality.

Informace ze vzá­jemné komunikace. To jsou informace z e-mailů, ze záznamů te­lefonických hovorů nebo jiných kon­taktních formulářů. Tyto údaje potřebujeme pro případné upřesnění či změnu objednávek, řešení případných stížností a zajištění Vašeho komfortu  při využívání na­šich služeb. Tyto údaje tak v některých případech potřebujeme pro (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), v dalších případech se bude jednat o potřebu zajistit řádné fungování našich služeb (čl. 6 odst.1 písm. f), na kterém máme oprávněný zájem.

Fakturační a trans­akční údaje. Jedná se zejména o informace obje­vu­jící se na fakturách, o sjednaných fak­turačních podmínkách, o přija­tých platbách, fakturační adresa. Tyto údaje zpracováváme za účelem vedení evidence ob­jednávek. Na zpracování těch­to agrego­vaných údajů tak máme oprávně­ný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), který spočívá v naší potřebě zajistit řádné po­skytovaných služeb.

Logování na serveru (uchování záznamů o přístupu), technické cookies. V našich lozích na serverech zazna­menáváme informace o přístupech na naše stránky, konkrétní zařízení, IP adresy apod. Z různých typů co­okies zpracováváme pouze technické co­okies, které jsou důležité pro tech­nic­kou funkčnost E-shopu. Tyto údaje potřebujeme za úče­lem zajištění bezproblé­mového fungování E-shopu. Na zpraco­vání těchto agre­go­vaných údajů tak máme oprávně­ný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), který spo­čívá v naší potřebě zajistit řádné poskyto­vání našich služeb.

 

Výše uvedené osobní údaje získáváme v první řadě přímo od Vás, a to zejména ze zadaných objednávek, vytvoření uživatelského účtu či komunikaci s námi. Některé údaje můžeme získat i od našich partnerů, např. přepravců, kteří Vám doručují naše produkty.

 

1.2           Jaké další důvody k zpracování Vašich osobních údajů máme?

(a)            Vaše údaje zpracováváme také na základě našich oprávněných zájmů (tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), a to za účelem:

(i)               přímém marketingu (Pokud s námi uzavřete smlouvu, můžeme Vás v budoucnu oslovit s obdobnou nabídkou, která by Vás mohla zajímat. Kdykoli nám však můžete říct, že o tato obchodní sdělení zájem nemáte a my Vám je přestaneme posílat);

(ii)             možnosti hájit Naše práva v případě Vaší nespokojenosti s našimi službami (stížností, soudních či mimosoudních sporů).

(b)            Vaše osobní údaje musíme zpracovávat i pro splnění právních povinností, které se na nás vztahují (tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), a to zejména za účelem splnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví.

 

1.3           Jak dlouho budeme uchovávat Vaše osobní údaje? 

Ctíme zásadu omezení uložení a Vaše osobní údaje zpracováváme pouze tak dlouho, jak dlouho je to nezbytné k naplnění jejich účelu.

Osobní údaje, které potřebujeme k zpracováváme k splnění svých smluvních povinností, zpracováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu, a dále pak v nezbytném rozsahu i po dobu trvání nejdelší možné promlčecí lhůty týkající se veškerých nároků, které by mohly být uplatněny.

Cookies, které potřebujeme pro zajištění bezproblémového fungování E-shopu po technické stránce, zpracováváme po dobu maximálně jednoho roku.

Osobní údaje, které potřebujeme k plnění našich zákonných povinností, uchováváme v závislosti na délce těchto povinností. Nejdéle je to ze zákona o účetnictví a to až 10 let.

 

1.4           Komu osobní údaje předáváme?

Vaše Osobní údaje jsou předávány třetím osobám v případech, kdy je to nezbytné pro zpracování Vašich objednávek, doručení Vámi objednaného zboží nebo dosažení některého z účelů uvedených výše. Naši dodavatelé se tak stávají zpracovateli a jsou oprávněni s osobními údaji Kupujících nakládat pouze pro účely činností, které pro nás vykonávají.

Jedná se o společnosti:

(i)                 zajišťující chod E-shopu a související IT služby (např. Beecom Prague s.r.o., sídlem Pavla Beneše 775/2, Letňany, Praha 9, 199 00, či Ergotep, družstvo invalidů, Zábořská 93, Záboří, Proseč, 539 44)

(ii)               logistiku zásilek (např. Balíkobot, s.r.o., sídlem Revoluční 16, Praha 1, 110 00), a

(iii)             přepravu zásilek (Zásilkovna s.r.o., sídlem Lihovarská 1060/12, Praha 9, 190 00 či Česká pošta, s.p., sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, 225 99)

Vaše osobní údaje nebudeme předávat mezinárodním organizacím ani mimo území Evropské unie či Evropského hospodářského prostoru.

 

1.5           Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů?

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů celou řadu práv, které vám dává GDPR. Těmito právy jsou:

(a)            Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů a přístup k osobním údajům

Máte právo od nás požadovat informace, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud zpracovávány jsou, máte právo vědět, kdo je jejich správcem, kdo tohoto správce zastupuje (kdo je jeho kontaktní osobou), za jakým účelem je zpracováváme a po jakou dobu je plánujeme zpracovávat.

Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Tímto právem však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Pokud bychom zamýšleli dále zpracovávat Vaše údaje pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytneme Vám ještě před takovým zpracováním informace o tomto novém účelu, včetně příslušných informací.

(b)            Právo na opravu

Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo po nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů či jejich doplnění.

(c)            Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. A to například, pokud Vaše osobní údaje již nepotřebujeme k výše uvedeným účelům. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pouze pokud a dokud je potřebujeme, v opačném případě Vaše osobní údaje automaticky mažeme. Tím však není dotčeno Vaše právo kdykoliv se na nás obrátit s individuální žádostí o výmaz. Vaše žádost musíme nejprve posoudit (i přes Vaše právo na výmaz může převážit naše oprávnění Vaše osobní nadále zpracovávat), o jejím vyřízení budete detailně informováni.

(d)            Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů (tedy, aby nedošlo k jejich využívání, ale zároveň, aby nedošlo k jejich úplné likvidaci). Omezit zpracování Vašich osobních údajů jsme povinni, pokud:

                            i.           popíráte přesnost osobních údajů, a to do doby, než ověříme přesnost Vašich osobních údajů;

                          ii.           Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, ale Vy upřednostňujete omezení zpracování před výmazem Vašich osobních, a to po dobu Vámi stanovenou;

                        iii.           Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro výše uvedené účely, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo

                         iv.           vznesete námitku proti zpracování, a to po dobu, než bude rozhodnuto o oprávněnosti Vaší námitky.

(e)            Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky. Právo na přenositelnost údajů můžete uplatnit pouze v případě námi prováděného automatizovaného zpracování za účelem splnění smlouvy s Vámi, bude-li to technicky možné.

(f)             Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Proti zpracování Vašich osobních údajů prováděnému na základě našeho oprávněného zájmu můžete podat námitku. V případě zpracování prováděného za marketingovými účely přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího po obdržení Vaší námitky. V ostatních případech přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze, pokud Vám neprokážeme, že ke zpracování Vašich osobních údajů máme závažné oprávněné důvody.

(g)            Právo podat stížnost 

Uplatněním Vašich výše uvedených práv není dotčeno Vaše právo podat stížnost dozorovému úřadu. Toto právo můžete uplatnit především v případě, že jste přesvědčení, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s našimi povinnostmi plynoucími z GDPR.

 

1.6           Jak můžete Vaše práva uplatnit?

(a) Přímo u nás

Ve všech záležitostech týkající se zpracování Vašich osobních údajů se na nás můžete obracet pomocí následujících kontaktů:

   a)     Emailová adresa: info@fairshop.cz.

   b)     Doručovací adresa: Malá Štupartská 634/7, 110 00 Praha 1, Česká republika

Vaši žádost se pokusíme vyřídit bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. V takovém případě Vás budeme do jednoho měsíce informovat o důvodech tohoto prodloužení.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla Vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje, máme právo ji odmítnout nebo Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vypořádáním Vaši žádosti

(b)            Podáním stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat i u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to buď na adrese sídla úřadu: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, nebo elektronicky na posta@uoou.cz. Bližší informace najdete na internetových stránkách úřadu www.uoou.cz.